Dokładne, pisemne uregulowanie szczegółów związanych z przekazaniem auta do celów urlopowych jest w interesie zarówno pracownika, jak i firmy.

Standard czy przywilej
Czasy, w których samochód służbowy kojarzył się z luksusem, odeszły w przeszłość. Obecnie coraz więcej osób postrzega go jako narzędzie pracy. Problem pojawia się jednak w momencie, gdy auto firmowe służy do celów prywatnych lub jest użytkowane w czasie wolnym. O ile raczej nikt nie wpada na pomysł odbierania pracownikowi na czas urlopu firmowego telefonu komórkowego lub laptopa, o tyle sprawa z samochodem jest bardziej skomplikowana. Po pierwsze dlatego, że wartość powierzanego mienia jest w tym przypadku znacznie wyższa, po drugie, pozwalając pracownikowi na eksploatowanie auta poza czasem pracy, firma musi się pogodzić z wyższymi kosztami obsługi floty i czasową utratą kontroli nad samochodem.

Właśnie z tych powodów kluczowe znaczenie ma dokładne ustalenie zakresu, w jakim firmowe pojazdy mogą być używane poza czasem pracy. Możliwe są zasadniczo dwa warianty: bez żadnych limitów i ograniczeń lub z obwarowaniem pozwolenia na użytkowanie dodatkowymi zastrzeżeniami. Ograniczenia mogą dotyczyć poziomu generowanych kosztów, obszaru, na którym można jeździć prywatnie (np. podróże tylko po Polsce), lub konkretnego limitu kilometrowego.

W praktyce najwięcej zależy od specyfiki polityki samochodowej w firmie i od sprawowanej funkcji oraz statusu pracownika w hierarchii. Nietrudno zgadnąć, że pracownicy wyższego szczebla będą zwykle mieli mniej ograniczeń niż szeregowi, choć nie zawsze musi tak być.

W kraju lub za granicą
Według polskiego prawa, zagraniczne wyjazdy służbowym samochodem wymagają uzyskania przez pracownika zgody właściciela pojazdu. Oznacza to, że jeśli firma ma flotę, której zakup został sfinansowany ze środków własnych, konieczna jest najlepiej pisemna akceptacja wyjazdu przez osobę odpowiedzialną za park samochodowy. Jeśli używane w przedsiębiorstwie samochody są leasingowane, niezbędne jest otrzymanie zgody leasingodawcy. To nie wszystko. Jeśli w dowodzie rejestracyjnym samochodu nie figuruje nazwisko osoby, która nim jeździ, policja lub inne organy kontroli ruchu drogowego mogą sprawdzać, czy kierujący ma prawo do poruszania się tym pojazdem. W takiej sytuacji dobrze mieć ze sobą np. umowę użyczenia pojazdu, którą regulują przepisy kodeksu cywilnego. Istnieją jednak kraje, w których nawet to nie wystarczy: przepisy obowiązujące na Ukrainie i Białorusi wymagają, aby upoważnienie wystawione przez właściciela było notarialnie potwierdzone i przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego.

Ważne szczegóły
O czym jeszcze należy pamiętać, aby uniknąć kłopotów? Choć dobrze znana Zielona Karta, czyli zagraniczne ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej właściciela pojazdu, nie jest już wymagana w Unii Europejskiej, nadal jest koniecznością w wielu krajach. Należą do nich: Albania, Andora, Białoruś, Bośnia i Hercegowina, Bułgaria, Iran, Izrael, Macedonia, Maroko, Mołdawia, Serbia i Czarnogóra, Turcja, Tunezja, Ukraina.

Poza tym, pracownik powinien pamiętać, że jeśli z jego winy dojdzie do uszkodzenia samochodu, może zostać obciążony kosztami napraw. To wprawdzie rzadkość, ale w razie jazdy w stanie nietrzeźwym, spowodowania kolizji lub ucieczki z miejsca wypadku ubezpieczyciel prawie na pewno odmówi wypłaty odszkodowania. Wtedy pracodawca obciąży kosztami prowadzącego, jednak nie mogą być one wyższe niż trzykrotność przeciętnego wynagrodzenia.