W sytuacji, gdy pracownik wyrusza w delegację samochodem firmowym, procedura rozliczenia kosztów tej delegacji nie stanowi skomplikowanego procesu. W większości firm korzystających z podstawowych choćby narzędzi biznesowych, delegacja wymaga rozliczenia wyłącznie na poziomie diet. Konieczne jest bowiem wypłacenie pracownikowi, zależnie od długości trwania delegacji, stawki w wysokości wielokrotności dziennej diety wynoszącej obecnie 23 zł lub – w przypadku wyjazdu zagranicznego – diety obowiązującej dla danego kraju. Główny ciężar rozliczeń pozostałych kosztów wyjazdu przejmują natomiast we współczesnej rzeczywistości księgowej wybrane narzędzia oferowane przez usługodawców rynku flotowego.

Współcześnie większość firm posiada karty paliwowe, które są wielką pomocą w rozliczaniu kosztów związanych z paliwem, a więc głównych kosztów wynikających z delegacji. Pracownik, który posiada kartę paliwową, rozlicza się na stacji paliw bezgotówkowo, koszty paliwowe rozliczane są natomiast za pomocą zbiorczych faktur wystawianych na firmę i uwzględniających tankowania za pomocą wszystkich kart paliwowych będących w posiadaniu pracowników danej firmy. Karty paliwowe mogą być także pomocne przy rozliczaniu kosztów za przejazdy autostradami czy – w przypadku delegacji zagranicznych – płatnymi tunelami lub innymi odcinkami dróg. Wówczas emitent kart paliwowych rozlicza się z firmą zarządzającą płatnymi drogami, a kosztami obciąża klienta za pośrednictwem faktury wystawianej najczęściej raz lub dwa razy w miesiącu.

W firmach, których regulamin flotowy mówi o konieczności bardzo precyzyjnego rozliczania się pracowników z przejechanych kilometrów istnieje najczęściej konkretny system rozliczania przejechanych kilometrów. Może on opierać się o książkę samochodu, w którą kierowca wpisuje każdą trasę przejechaną na potrzeby realizowania obowiązków pracowniczych. Wpisuje się w nią każdy wyjazd opatrzony datą, z podaniem celu wyjazdu i ilości przejechanych kilometrów. Wiele firm rezygnuje jednak z tego typu rozwiązań, ponieważ dla kontroli kosztów paliwowych wystarcza w mniemaniu ich właścicieli system rozliczania kosztów paliwowych oferowany przez emitentów kart paliwowych. Pozwala on – poprzez sumowanie kilometrów przejechanych do celów służbowych i kontrolę ilości tankowanego paliwa – stwierdzić orientacyjnie, czy czasem nie pojawiają się w przypadku danego samochodu spore ilości pozalimitowych kilometrów. Oczywiście tego typu kontrola ma znaczenie w tych firmach, których polityka flotowa zakłada, że użytkownicy mogą korzystać z firmowych aut wyłącznie do celów służbowych lub że mogą użytkować pojazd do celów prywatnych, ale wówczas muszą sami płacić za paliwo. W przypadku przedsiębiorstw, które traktują samochód jako benefit dla kierowcy, który także na koszt firmy może użytkować pojazd do celów prywatnych (np. by dojeżdżać nim z domu do pracy), wszelkie rozliczanie kilometrów jest zbędnym zabiegiem.

W sytuacji, gdy nie określono ani maksymalnej wysokości zwrotu, ani sposobu jej ustalania, a wskazano wyłącznie, że zwrot następuje na podstawie przedłożonych faktur, to pracodawca ma prawo kwestionowania wysokości kosztów poniesionych na paliwo lub liczby przejechanych kilometrów, jeżeli w ewidentny sposób są one zawyżone (np. można przyjąć za obowiązujący pewien określony poziom spalania paliwa dla danego modelu samochodu).

Jeśli akty wewnątrzzakładowe ani umowa nie zawierają postanowień w zakresie warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej, pracodawca nie ma obowiązku zwrotu kosztów związanych z zakupem paliwa. W takiej sytuacji, zgodnie z Kodeksem pracy, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej wg rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie wysokości i warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju lub poza granicami. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Obowiązujące stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu nie mogą być wyższe niż 0,52 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3, 0,83 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.
Zwrot tych kosztów w formie ryczałtu lub kilometrówki jest zwolniony ze składek ZUS.

Źródło: Magazyn Auto Firmowe