Money.plMotoryzacjaWiadomościPublikacje

Co powinna zawierać umowa regulująca zasady korzystania z samochodu służbowego?

2009-12-14 13:51

Co powinna zawierać umowa regulująca zasady korzystania z samochodu służbowego?

Samochód służbowy stał się w obecnych czasach narzędziem pracy, traktowanym na równi z komputerem czy telefonem komórkowym. Jest to jednak "narzędzie" o znacznie wyższej wartości niż pozostałe. W związku z tym w interesie pracodawcy jest formalne uregulowanie spraw związanych z przekazaniem pracownikowi samochodu służbowego do użytkowania.

Umową określającą zasady korzystania z samochodu służbowego powinien być także zainteresowany pracownik. Pisemny kontrakt wskazywać powinien nie tylko obowiązki pracownika, ale także przysługujące mu przywileje, w tym np. możliwość korzystania z samochodu również poza godzinami pracy czy też podczas urlopu.

Przepisy prawa pracy nie nakazują pracodawcy zawierania umów określających zasady korzystania z samochodu służbowego. Jednakże podpisanie z pracownikiem odpowiednio sformułowanej umowy, pozwoli pracodawcy nie tylko na prawidłowe rozliczanie kosztów eksploatacji pojazdu, ale także może znacznie ułatwić dochodzenie odszkodowania od pracownika w przypadku uszkodzenia lub utraty samochodu. Jeżeli samochód nie został formalnie powierzony pracownikowi, to jego odpowiedzialność za powstałe szkody opiera się na ogólnych zasadach, wynikających z Kodeksu pracy.

Zgodnie z nimi odszkodowanie przysługuje w wysokości wyrządzonej szkody, jednak nie może ono przewyższać kwoty 3-miesięcznego wynagrodzenia, chyba że pracownik umyślnie uszkodził samochód.

Pracownik będzie odpowiadał za powstałą szkodę w pełnej jej wysokości również wtedy, gdy samochód służbowy zostanie mu powierzony z obowiązkiem zwrotu (np. wydanie samochodu nastąpi na podstawie protokołu odbioru). Pracownik będzie się mógł uwolnić od tej odpowiedzialności tylko wtedy, gdy udowodni, że szkoda powstała z przyczyn niezależnych od niego.


JAK POWINNA WYGLĄDAĆ UMOWA O KORZYSTANIE PRZEZ PRACOWNIKA Z POJAZDU SŁUŻBOWEGO?

Umowa ta powinna zawierać cały szereg istotnych elementów. Nie powinna ona ograniczać się jedynie do opisu zakresu uprawnień pracownika, związanych z używaniem auta służbowego. W interesie pracodawcy jest to, aby umowa określała także przesłanki odpowiedzialności majątkowej pracownika oraz regulowała kwestie rozliczeń kosztów eksploatacji pojazdu. Powinna zostać sporządzona na piśmie.

Poniżej omówimy niezbędne elementy umowy wraz z propozycjami konkretnych zapisów.

Już na samym początku umowa powinna zawierać oznaczenie miejsca i daty jej zawarcia, a także numer ewidencyjny (jeśli pracodawca prowadzi rejestr umów) oraz wymieniać strony (tj. pracodawcę i pracownika, który będzie korzystał z samochodu).

W dalszej części mogą zostać wymienione powody i cel, dla których pracodawca udostępnia pracownikowi samochód służbowy.

Niezwykle istotny jest kolejny punkt, w którym wyraźnie należy wskazać fakt powierzenia pracownikowi samochodu służbowego. W zapisie tym powinny się również znaleźć informacje o jego odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie.

Dalej należy szczegółowo wymienić indywidualne cechy samochodu, tj. rodzaj, markę, typ, model, rok produkcji, nr silnika, nr podwozia oraz nr rejestracyjny. Niezbędne jest także wskazanie dokumentu, na podstawie którego nastąpiło wydanie samochodu.

Jeżeli samochód nie jest własnością pracodawcy, a jest np. wydzierżawiony lub leasingowany, to można także tę okoliczność opisać w umowie.

W umowie pracodawca powinien wskazać, czego oczekuje od pracownika w zakresie dbałości o powierzony pojazd. Często tego typu kontrakty zobowiązują pracownika do garażowania samochodu albo pozostawiania go na parkingu strzeżonym, oczywiście na koszt pracodawcy. Umowa powinna określać także sposób rozliczania bieżących kosztów eksploatacji samochodu, takich jak paliwo.

Warto także rozważyć możliwość wpisania do umowy zakazu używania pojazdu przez inne osoby. Pracodawca powinien także zdecydować, czy jest możliwe korzystanie z tego samego pojazdu wspólnie przez kilku pracowników. Niekiedy pracodawca dopuszcza możliwość korzystania z samochodu przez współmałżonka, względnie partnera życiowego pracownika, jednakże z ograniczeniem do przypadków, kiedy współmałżonek kieruje pojazdem w obecności pracownika.

KORZYSTANIE Z SAMOCHODU SŁUŻBOWEGO PO GODZINACH PRACY

Jednym z ważniejszych elementów umowy o korzystanie przez pracownika z samochodu służbowego jest określenie zasady używania samochodu w tym czasie, w którym pracownik nie wykonuje pracy. Samochód służbowy może pozostawać do dyspozycji pracownika jedynie podczas wykonywania przez niego obowiązków pracowniczych, można także ustalić z pracownikiem, że będzie posiadał do swojej dyspozycji auto firmowe w dni robocze (samochód służbowy udostępniony przedstawicielowi handlowemu firmy) albo też samochód służbowy postawiony zostanie do dyspozycji pracownika przez cały czas (co do zasady opcja stosowana w przypadku samochodów służbowych dla kadry kierowniczej).

Jeżeli pracodawca udostępnienia pracownikowi nieodpłatnie samochód służbowy do celów prywatnych, to zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych pracownik ten uzyskuje przychód podatkowy, gdyż jest to tzw. nieodpłatne świadczenie pracodawcy na rzecz pracownika. Ważnym jest to, że dla dokonania rozstrzygnięcia, czy pracownik uzyskał przychód podatkowy, nie ma znaczenia to, czy korzysta on z samochodu na podstawie umowy o pracę lub regulaminu (tj. czy pracodawca zagwarantował mu takie uprawnienie) czy wyłącznie za milczącą akceptacją pracodawcy (nawet jeżeli złożył oświadczenie, iż korzysta z samochodu wyłącznie na potrzeby służbowe).


Do obliczenia dla celów podatkowych wartości nieodpłatnego świadczenia z tytułu korzystania przez pracownika z samochodu służbowego w celach prywatnych, nie stosuje się tzw. kilometrówki. Ustalając przychód z udostępniania samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika, należy wziąć pod uwagę m.in. markę samochodu, rok produkcji, stan techniczny, przebieg, wyposażenie i porównać z cenami usług świadczonych przez działające na tym samym terenie co spółka firmy zajmujące się wynajmem takich samochodów, które po analizie powyższych kryteriów odpowiadają samochodowi wykorzystywanemu przez pracownika. Pracodawca, który w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nie świadczy usług najmu samochodów, powinien uwzględnić ceny rynkowe stosowane przez firmy zajmujące się wynajmem samochodów tej samej marki.

Tak ustalona wartość świadczenia stanowi dla pracownika, który wykorzystuje samochód służbowy dla celów prywatnych, przychód ze stosunku pracy, który podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (pogląd Izby Skarbowej w Warszawie z 20.08.2009 r., sygnatura IPPB2/415361/094/MK).

Niekiedy pracodawcy, umożliwiając pracownikowi korzystanie z samochodu do celów prywatnych, ustalają w umowie zryczałtowaną kwotę, którą płaci pracownik za to, że ma przez cały czas do dyspozycji firmowe auto. Przy okazji takich regulacji warto też ująć w umowie warunki korzystania z samochodu podczas urlopu.

W końcowej części umowy należy uwzględnić zapisy odnoszące się do sposobu rozwiązania umowy oraz zasad zwrotu samochodu, a także postanowienia dotyczące między innymi przepisów prawa, formy zmiany umowy czy też wskazanie sądu, który będzie rozstrzygał ewentualne spory (ustalenie w umowie tzw. właściwości miejscowej sądu może być szczególnie istotne w przypadku firm mających liczne oddziały na terenie kraju).


autofirmowe.pl
Tagi: prawo, samochód, auto, silnik, honda element, peugeot partner, fso warszawa, łada forma
Pochwal się na swojej stronie,
że czytasz Money.pl
Czytam Money.pl

Oferty motoryzacyjne